Sistem Informasi Manajemen

1. Pengertian Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi manajemen merupakan keseluruhan jaringan infomarsi yang ditujukan kepada pembuatan keterangan-keterangan bagi para manajer dan para pengguna lainnya yang berfungsi untuk pengambilan keputusan atau kebutuhan lain dalam cakupan organisasi ataupun perorangan. Dalam pengertian lain, yang dimaksud dengan sistem informasi manajemem adalah jaringan prosedur pengelolaan data dari mulai pengumpulan data, pengolahan data, penyimpangan data, pengambilan data, dan penyebaran informasi dengan menggunakan berbagai peralatan yang tepat, dengan maksud memberikan data kepada manajemen setiap waktu diperlukan dengan cepat dan tepat, untuk dasar pembuatan keputusan dalam rangka mencapai tujuan organisasi.

2. Karakteristik Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi manajemen memiliki beberapa karakteristik atau ciri-ciri yaitu:

1.      Dalam suatu organisasi terdapat satu bagian khusus sebagai pengelola SIM.

2.      SIM merupakan jalinan lalu lintas data dan informasi dari setiap bagian di dalam organisasi yang terpusat di bagian SIM.

3.      SIM merupakan jalinan hubungan antar bagian dalam organisasi melalui satu bagian SIM.

4.      SIM merupakan segenap proses yang mencakup: pengumpulan data, pengolahan data, penyimpanan data, pengambilan data, dan pengambilan informasi dengan cepat dan tepat.

5.      SIM bertujuan agar para pelaksana dapat melaksanakan tugas dengan baik dan benar serta pimpinan dapat membuat keputusan dengan cepat dan tepat.

3. Komponen-Komponen Sistem Informasi Manajemen

1.      Sistem

Yang dimaksud sistem adalah seperangkat komponen yang terdiri dari dua atau lebih, yang saling berhubungan dan saling ketergantungan satu sama lain, untuk mencapai tujuan bersama.

2.      Informasi

Informasi ini merupakan unsur inti dalam sistem informasi manajemen. Informasi erat hubungannya dengan data. Informasi berasal dari data. Pengertian data sendiri adalah peristiwa atau kenyataan lainnya apapun yang mengandung sesuatu pengetahuan untuk dijadikan dasar guna penyusunan keterangan, pembuatan kesimpulan atau penetapan keputusan. Data adalah ibarat bahan mentah yang melalui pengolahan tertentu lalu menjadi informasi. Data dikelompokkan menjadi dua, yaitu data statis dan data dinamis. Sedangkan berdasarkan sifatnya data juga ada dua, yaitu data kuantitatif dan data kualitatif. Berdasarkan sumbernya data dikelompokkan menjadi dua, yaitu data internal dan data eksternal. Berdasarkan isinya maka baik data internal atau eksternal dibagi menjadi empat kelompok, yaitu: catatan kegiatan, hasil penelitian, data lingkungan, dan data peraturan. Untuk menyusun data yang mendatangkan hasil yang berarti, beberapa kombinasi operasi dasar harus dilaksanakan. Kesepuluh operasi data tersebut, yaitu:

a)      Capturing, yaitu pencatatan data dari suatu peristiwa atau kejadian dalam suatu bentuk, yaitu formulir-formulir kepegawaian, pesanan-pesanan pembelian, dan sebagainya.

b)      Verifying, yaitu pemeriksaan, pengecekan atau pengesahan data untuk menjamin agar data tersebut dapat diperoleh dan dicatat secara cermat.

c)      Classifying, yaitu menempatkan unsur-unsur data dalam kategori-kategori khusus yang memberikan arti bagi si pemakai.

d)     Penyortiran, yaitu menempatkan unsur-unsur data dalam suatu rangkaian urutan khusus atau rangkaian yang telah ditentukan sebelumnya.

e)      Summarizing, yaitu menggabungkan atau mengumpulkan unsur-unsur data dalam salah satu dari dua cara.

f)       Calculating, yaitu penanganan data secara ilmu hitung dan atau logika.

g)      Storing, yaitu menempatkan data ke dalam suatu media penyimpanan seperti kertas, microfilm, dan sebagainya, dimana data dapat dipelihara untuk pemasukan data pengambilan kembali apabila diperlukan.

h)      Retrieving, yaitu pencairan sampai ketemu dan mendapatkan tambahan bagi unsur-unsur data khusus dari media di mana unsur-unsur data tersebut disimpan.

i)        Reproduksi, yaitu memperbanyak data dari satu media ke media yang lain atau dalam kedudukan yang lain dalam media yang sama.

j)        Disseminating-communicating, yaitu penyebaran dan pemindahan data dari satu tempat ke tempat lain.

Sehingga yang dimaksud informasi adalah yang memiliki makna dan kegunaan. Berguna atau tidaknya suatu informasi tergantung pada beberapa hal, yaitu: tujuan si penerima, ketelitian penyampaian dan pengolahan data, waktu, ruang atau tempat, bentuk, semantik.

3.      Manajemen

Komponen ketiga yaitu manajemen, yang merupakan proses pengelolaan dari mulai pengumpulan data, hingga menjadi informasi termasuk proses pertransferan informasi kepada yang memerlukan. Manajer memiliki tugas untuk melaksanakan semua kegiatan yang dibebankan organisasi padanya. Penerapan manajemen sebagai proses terhadap sistem informasi manajemen adalah penerapan fungsi-fungsi manajemen, yaitu perencanaan, pengorganisasian, penggerakkan, dan pengawasan yang dilakukan dalam setiap kegiatan informasi manajemen. Sehingga manajemen sebagai proses adalah pemanfaatan semua sumber yang ada, yang meliputi manusia, uang, material, dan metode proses kerja. Manajemen adalah suatu peoses kegiatan yang menggunakan unsur-unsur "man". "Money", "material", dan "method secara efisien mencapai sesuatu tujuan tertentu. Dalam hal ini terjadi pembagian tugas oleh pimpinan kepada bawahannya untuk mencapai tujuan organisasi.

4. Pengembangan Sistem Informasi Manajemen

Langkah-langkah dasar yang dapat ditempuh dalam mengembangkan sistem informasi meliputi:

·         Studi fisibilitas

·         Menentukan persyaratan sistem

·         Merancang dan menerapkan sistem yang perangkatnya terdiri dari atas basis data (data base), persiapan fisik, langkah-langkah kerja dan solusi program.

·         Perubahan keorganisasian

·         Pengetesan solusi

·         Konservasi

·         Manajemen proyek

5. Proses Pengelolaan Data dalam Sistem Informasi Manajemen

Proses kerja suatu sistem informasi manajemen merupakan suatu alur proses yang kontinu dari mulai perencanaan sampai dengan umpan balik. Alur ini dimulai dengan rencana dari standar, yang menyangkut pencapaian tujuan tertentu. Bahasan secara teoritis tentang pemrosesan data, yaitu pengumpulan data, pengolahan data, penyimpanan data, dan pengeluaran data. Langkah-langkah pemrosesan data yaitu:

1. Pengumpulan dat

a)      Melalui pengamatan secara langsung

b)      Melalui wawancara

c)      Melalui perkiraan koresponden (pembawa berita)

d)     Melalui daftar pertanyaan

2. Pengolahan data

Pengolahan data adalah sesuatu proses kegiatan pikiran dengan bantuan tangan atau suatu peralatan dengan mengikuti serangkaian langkah-langkah perumusan atau pola tertentu, untuk mengubah data tertentu menjadi berbentuk, tersusun, sifat atau isinya lebih berguna. Serangkaian aktivitas dalam proses pengolahan data ini, menurut Burch dan Strater (1974: 26-27) dalam Tim Dosen Administrasi Pendidikan Universitas Pendidikan Indonesia (2014: 181-182) adalah:

a)      Capturing

Menunjukkan pencatatan data dari suatu peristiwa dalam suatu bentuk, yaitu berupa formulir-formulir.

b)      Verifying (pemeriksaan)

Mennunjukkan pengecekan atau pengesahan data untuk menjamin agar data tersebut dapat diperoleh dan dicatat secara cermat.

c)      Classifying (penggolongan)

Menempatkan unsur-unsur data dalam kategori khusus yang memberikan arti bagi si pemakai.

d)     Penyusunan atau Penyortiran

Menempatkan unsur-unsur data dalam suatu rangkaian urutan khusus atau rangkaian yang telah ditentukan sebelumnya.

e)      Summarizing (peringkasan)

Menggabungkan atau mengumpulkan unsur-unsur data secara matematik, kemudian dengan pengurangan secara logika.

f)       Calculating (penghitungan)

Pengolahan data dengan menggunakan alat dan ilmu hitung atau logika.

g)      Storing (penyimpanan)

Menempatkan data ke dalam suatu media penyimpanan seperti kertas, mikrofilm, dan sebagainya. Bisa dikatakan sebagai suatu proses pengarsipan.

h)      Retreiving (pengambilan kembali)

Merupakan proses pengambilan kembali data ketika diperlukan.

i)        Reproduksi

Kegiatan memperbanyak data dari suatu media ke media yang lain dalam media yang sama.

j)        Disseminating - Communicating (penyebaran-pengkomunikasian)

Pemindahan data dari suatu tempat ke tempat yang lain.

Untuk itu Burch dan Strater (1974: 27) dalam Tim Dosen Administrasi Pendidikan Universitas Pendidikan Indonesia (2014: 182) mengungkapkan empat metode pengolahan data, yaitu:

a)      Metode manual

Dalam metode ini, semua operasi data dilakukan dengan tangan dan bantuan penting seperti pensil, kertas, dan mistar hitung.

b)      Metode electromechanical

Metode ini sesungguhnya merupakan gabungan dari orang dan mesin. Misalnya seorang kepala sekolah yang bekerja dengan menggunakan mesin catat kolom (posting machine).

c)      Metode Punch Card Equipment

Dalam metode ini, menggunakan semua alat yang dipergunakan dalam apa yang kadang-kadang disebut sebagai suatu sistem warkat unit.

d)     Metode Elektronik Komputer

Metode ini menggunakan komputer dalam mengolah datanya.

3. Penyimpanan Data

Penyimpanan data termasuk didalamnya pengarsipan. Tujuan penyimpanan atau pengarsipan ini adalah:

a)             Sewaktu-waktu diperlukan bagi pemecahan persoalan dapat dengan mudah diambil.

b)             Menjaga dan memelihara fisik arsip atau dokumen agar terlindung dari kemungkinan rusak, terbakar atau hilang.

4.      Pengeluaran Data

Yang dimaksud dengan pengeluaran data atau informasi disini adalah memindahkan data atau informasi dari bagian Sistem Informasi Manajemen ke bagian yang memerlukan, terutama pada pembuatan kebijakan.

DAFTAR PUSTAKA

Tim Dosen Universitas Pendidikan Indonesia. 2014. Manajemen Pendidikan. Bandung: Alfa Beta.